Certains d’entre vous se destinent peut-être à un poste au sein d’un service de communication ou presse dans une maison d’édition. L’évènementiel étant un aspect non négligeable pour ce service, vous aurez sans doute la redoutable chance de participer à l’élaboration d’un projet voire même d’en créer un. Pas de panique, voici quelques règles à suivre !
Le plus répandu pour une maison d’édition est la réalisation d’un évènement concernant la mise en avant d’une collection ou la sortie d’un livre que vous souhaitez transformer en best-seller.
Construire votre projet :
Tout d’abord vous devez pour organiser un évènement définir la date à laquelle ce dernier aura lieu. Ce choix n’a rien de futile, de nombreux évènements liés au monde de l’édition se déroulent dans l’année, il faut s’assurer qu’aucun ne puisse « contrer » l’organisation de votre soirée (rentrée littéraire, salons, soirées importantes, remises de prix…), les journalistes et autres personnalités que vous souhaitez inviter pourraient décliner votre invitation au profit d’un évènement plus « classique ». Le jour n’est pas à négliger non plus, il n’y a certes pas de jour parfait, mais le lundi et le vendredi sont deux jours à éviter, le lundi doit vous permettre de faire des dernières relances et le vendredi avant le week-end est à proscrire.
Le lieu ! Le choix est primordial dans la réussite – ou non – de votre soirée. Il doit convenir au thème de l’évènement, correspondre au nombre d’invités, être accessible au plus grand nombre c’est-à-dire à Paris la plupart du temps et avoir ce petit plus qui enchantera vos invités.
Une fois la date et le lieu défini, reste à établir un retro-planning en définissant les deadlines importantes au bon fonctionnement de votre projet. N’hésitez pas à voir large, notamment pour la réalisation extérieure des invitations si besoin, pour les relances, pour les échanges avec prestataires ou invités.
Astuce : n’oubliez pas de mettre toutes les personnes concernées dans la boucle des mails, cela vous fera gagner du temps.
La mise en application
Premièrement le(s) auteur(s) que vous souhaiteriez mettre en avant. Attention à ne pas négliger de les prévenir bien en amont du projet. Le planning des auteurs reste le plus bancal à mettre en place puisqu’il faut pouvoir gérer toute la logistique de leurs déplacements, voilà pourquoi il vaut mieux s’y prendre à l’avance, d’un point de vue financier c’est aussi le meilleur choix. Qui plus est une fois cette partie réglée vous avez plus de temps pour pouvoir vous atteler à une tâche plus compliquée : les journalistes.
Que ce soit une petite soirée ou plus importante, la sélection des journalistes doit tout de même se faire de manière logique et précise. L’évènementiel est créé dans le but de promouvoir quelque chose, le budget que vous placez dans cette soirée doit pouvoir être en partie justifié par les retombées qui suivront. Voilà pourquoi il est conseillé de dresser une liste en « entonnoir » : suivant les types de médias (télévision, radio, presse écrite, web, blogs…) puis établir au sein de chacun d’eux un choix, par exemple la presse écrite, sélectionner du plus au moins important. La finalité est de s’assurer qu’un journaliste représentant un support différent puisse être présent. Attention de ne pas oublier la presse spécialisée selon l’évènement organisé. Par exemple, pour une soirée Fantasy il serait judicieux de convier des journalistes de magazines spécialisés ou des sites web.
Astuce : n’hésitez pas à ajouter environ cinq invités au total prévu car il y a toujours des désistements au dernier moment.
Selon le type de soirée et le budget, vous pouvez penser à un save the date, c’est-à-dire une pré-invitation envoyée si possible plus d’un mois avant le jour J afin de retenir l’attention de vos invités.
Le Jour J : relancer rapidement les derniers indécis, si besoin d’un traiteur ne pas oublier de le recevoir et surtout d’avoir un endroit où placer au frais les boissons et petits-fours.
Astuce : la veille au soir entrer les numéros essentiels dans votre portable, préparer votre sac, essayer de dormir…
L’après soirée est souvent négligée, mais le plus dur reste à venir. La semaine suivant la soirée, alors que vous n’aspirez qu’à dormir, vous serez probablement sollicité par des journalistes voulant des photos de la soirée, des visuels, les portraits des auteurs, des livres, des invités ayant oublié un sac ou des clefs, sans omettre de débarrasser le lieu que vous avez loué si vous avez pu négocier pour revenir le lendemain.
Au final, cela peut donner des vidéos ou reportages très sympathiques et qui surtout vous permettent de voir l’évènement autrement (oui parce que vous ne profiterez pas amplement du projet que vous avez mené) : par exemple ici, là ou encore à cet endroit.
Surtout n’oubliez pas de :
prendre des vitamines le mois précédant la soirée
charger votre téléphone portable ;
immortaliser l’évènement ;
prendre des jours de repos/congés la semaine d’après.